مدت زمان مطالعه 6 دقیقه

برنامه ریزی و مدیریت زمان

به طور حتم شما هم مثل بسیاری از افراد برای انجام کارهای خود وقت کم می‌آورید و آرزو می‌کردید که ای کاش زمان بیشتری در اختیار داشتید. به شما پیشنهاد می‌کنم مدیریت زمان را بیاموزید. مدیریت زمان مهارتی است که به شما کمک می‌کند از زمان خود بهترین استفاده را ببرید. مجموعه‌ای از راهکارها برای اختصاص زمان به مهمترین کارها و جلوگیری از هدر رفتن زمان را مدیریت زمان گویند. برای موفّقیت در زمینه‌ی کار و زندگی استفاده‌ی مؤثّر و مفید از زمان امری واجب و اجتناب‌ناپذیر است. وقت طلاست و زندگی بزرگترین سرمایه‌ی ماست. طبق تحقیقات، هر انسان معمولی فقط بین 30 تا 40 درصد از وقت و فرصت خود را استفاده می‌کند و 60 تا 70 درصد از زندگی خود را تلف می‌کند.‌ قسمت عمده‌ای از بزرگترین سرمایه‌ی انسان‌ها به هدر می‌رود به این دلیل که مردم در زندگیشان اهداف مشخص و برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی ندارند. پس توجه داشته باشید تنها زمانی می‌توانید در مدیریت زمان موفّق باشید که اهداف خود را مشخص کرده باشید. آنچه باعث شد آنتونی رابینز در طی کمتر از 5 سال به همه‌ی آرزوهای خود دست یابد هدف‌گذاری و رویاپردازی بود. او در سن 22 سالگی در یک آپارتمان 45 متری و در فقر کامل زندگی می‌کرد، به گفته‌ی خودش ظرف‌هایش را در وان حمام می‌شست و وزنش بالای 120 کیلو بود و زندگی مجردی و فقیرانه‌ای داشت. ولی او با یک هدف‌گذاری جاه‌طلبانه و قابل حصول، صاحب ویلایی زیبا در ساحل دریا و نزدیک جنگل، همسری زیبا و شایسته، سلامتی و وزن ایده‌آل، اتومبیل گران قیمت، قدرت و محبوبیت شد. پس قبل از مطالعه این فصل و انجام تمرینات حتماً اهداف خود را به طور کامل و مشخص تعیین کرده و نوشته، سپس این فصل را مطالعه کنید و تمرینات مربوط به مدیریت زمان را انجام دهید. تجربه نشان داده که هرچه تلاش بیشتری برای برنامه‌ریزی بکنیم در هنگام عمل، زمان کمتری مورد نیاز است و در نهایت زمان ذخیره می شود.

 "هر دقیقه زمانی که ما صرف برنامه‌ریزی می‌کنیم در هنگام عمل 10 دقیقه زمان صرفه‌جویی خواهد شد."

 (برایان تریسی)                                                                                                                 

برنامه‌ریزی روزانه 10 تا 12 دقیقه بیشتر وقت شما را نخواهد گرفت. مهمترین اصل در برنامه‌ریزی نوشتن برنامه است و بهترین زمان برای نوشتن برنامه‌ی هر روز، شبِ قبل آن روز می‌باشد. قبل از اینکه به خواب بروید مطمئن شوید که برای روز بعد آماده‌اید و وقتی که بیدار می‌شوید دقت کنید چه کارهایی را می‌خواهید انجام بدهید.

 "برنامه‌ریزی آوردن زمان آینده به حال است تا بتوانید همین الان کاری برای آن انجام دهید."

 (آلن لاکین)                                                                                              

چرا باید برنامه را بنویسیم؟

• با نوشتن برنامه، اشراف کامل به کارهای در دست اقدام دارید و دقیقاً می‌دانید که با چه حجمی از کار روبرو هستید.

• با نوشتن برنامه، دیگر محال است که چیزی را فراموش کنید.

• هنگام نوشتن با اولویت‌بندی که انجام می‌دهید مشخص می‌کنید که کدام کارها باید اول انجام شود.

• وقتی از شب قبل برنامه را نوشتید، ضمیر ناخودآگاه شما هنگامی که در خواب هستید کارهای روزانه شما را در ذهن شما شبیه‌سازی می‌کند و باعث می‌شود که تحریکات درونی و روانی برای انجام کارها در شما ایجاد شود.

• نوشتن برنامه باعث کم شدن بار روی حافظه شماست.

• با نوشتن، اصرار و پافشاری بیشتری برای انجام کارها و خالی کردن لیست نوشته شده خواهید داشت.

• توانایی‌های شما را در امکان یا عدم امکان انجام کارهای مختلف نشان خواهد داد.

"وارد عمل شدن بدون برنامه‌ریزی علت همه‌ی شکست‌هاست."

 (آلکس مک کنزی)

اولویت‌بندی کارها

ما در طول روز کارهای زیادی را انجام می‌دهیم که هر کدام برای ما اهمیّت گوناگونی دارند، بعضی از این کارها ما را به اهدافمان نزدیک‌تر می‌کنند و بعضی دیگر از درجه اهمیّت کمتری برخوردارند و بعضی دیگر شاید فقط اتلاف وقت باشند. وقتی‌اهدافتان را دقیق مشخص کرده باشید می‌توانید کارهای روزمره خودتان را از لحاظ اهمیّت و اولویت، درجه‌بندی کنید و بیشتر وقت خود را صرف کارهایی بکنید که شما را به اهدافتان نزدیک‌تر می‌کنند. برای همین می‌توانید فعالیّت‌های خود را به چهار دسته تقسیم کنید: A B C D

A کارهای مهم و اضطراری

 این دسته از کارها هم بسیار مهم هستند و هم باید در اسرع وقت انجام شوند. برای مثال واریز مبلغ چک در آخرین روز و یا تغییر ناگهانی تاریخ امتحان و ... که همگی نیازمند یک اقدام سریع و دارای اهمیّت خاصی می‌باشند.

B کارهای مهم و غیراضطراری

کارهایی جزء این گروه هستند که با وجودی که محدودیت زمانی ندارند ولی شما را برای رسیدن به اهدافتان یاری می‌کنند و از اهمیّت بالایی برخوردارند. مجبور نیستیم این کارها را همین الان انجام دهیم ولی باید در لیست نوشته و انجام شوند. این کارها باید فقط توسط خود شما انجام شوند مثل شرکت در کلاس درس، مطالعه، یادگیر

 C کارهای غیر مهم و اضطرار

این گونه کارها نه تنها مهم نیستند و شما را در راه رسیدن به اهدافتان یاری نمی‌کنند بلکه مانع کارهایی می‌شوند که شما را به اهدافتان نزدیک می‌کنند و در شما ایجاد اضطراب می‌کنند. مثلاً دوست یا همسر شما به شما زنگ می‌زند که همین الان با هم به سینما یا خرید برویم و ...

D غیر مهم و غیراضطراری

کارهایی در این گروه قرار می‌گیرند که نه مهم هستند و نه محدودیت زمانی دارند که انجام دادن یا ندادن آنها چه حالا چه بعداً هیچ سودی به حال شما ندارند و بیشتر جنبه‌ی تفریح و وقت‌گذرانی دارند. مثل دیدن سریال و ...

وقتی لیست خود را کامل کردید؛ کنار هر کار با گذاشتن یک علامت آن را در دسته‌بندی مورد نظر قرار دهید و پس از انجام کار روی آن خط بکشید. می‌توانید برای نوشتن لیست و برنامه از گوشی موبایل و یا تبلت و نرم‌افزارهای مخصوص به این کار که بسیار عالی طراحی شده‌اند استفاده کنید.

 "نخستین قانون موفّقیت تمرکز است. یعنی همه‌ی نیروهای خود را روی یک نقطه متمرکز کنید و مستقیماً به سراغ همان نقطه بروید و به چپ و راست منحرف نشوید."

 (ویلیام ماتئوس)

کارها را واگذار کنید

با واگذار کردن کارهای کم‌اهمیّت به دیگران وقت خود را برای انجام کارهای مهم باز کنید.

"اگر کسی می‌تواند کار شما را تا 70 درصد کیفیت کار شما انجام دهدکار را به او واگذار کنید."

 (برایان تریسی)

عوامل اتلاف زمان

مهمترین رکن در مبحث مدیریت زمان شناسایی عوامل اتلاف زمان است چرا که زمان بسیار زیادی در زندگی روزمره تلف می‌شود و در واقع صرف هیچ کاری نمی‌شود و یا تمرکز شما را برای انجام بقیه کارها کم می‌کنند. با شناخت و حذف این عوامل می‌توان زمان بسیار زیادی در طول روز برای انجام کارهای مهم به دست آورد. برخی از سارقین زمان عبارتند از:

• تلفن و موبایل

• مهمان‌های ناخوانده

• تلویزیون و رادیو و ...

• صحبت‌ها و مکالمات کم اهمیّت

• مطالعه مطالب کم اهمیّت و غیرضروری

• اینترنت گردی بی‌هدف از قبیل تلگرام، فیسبوک و اینستاگرام و ...

• نداشتن توانایی نه گفتن در برابر خواسته‌های نابجا

• عادت به این دست و آن دست کردن

• عدم داشتن توانایی تمرکز روی کارها

• نداشتن نظم عمومی در زندگی از قبیل گم کردن وسایل و ...

• عدم داشتن مهارت در کارها که به دوباره‌کاری ختم می‌شود.

• عدم واگذاری کارها به دیگران

با شناسایی و حذف این عوامل به خودی خود، وقت بسیار زیادی برای انجام کارهای مهم و مفید ایجاد خواهید کرد.

یک نکته: حتماً در برنامه‌ریزی‌های روزانه و هفتگی خود زمانی را برای تفریح و استراحت و ورزش قرار دهید. به خاطر داشته باشید تفریحات ایجاد روحیه‌ی شاد در شما می‌کنند و باعث می‌شوند با انرژی بیشتری به کارها بپردازید و در واقع باطری‌های خودتان را شارژ کنید. می‌توانید این زمان را به هر کاری که به آن علاقه دارید اختصاص دهید. فقط ببینید چه کاری در شما حس خوبی ایجاد می‌کند و شور و شعف را در شما بر می انگیزاند. تماشای تلویزیون، کوهنوردی، مسافرت، گردش با خانواده و ...

تمرین عملی:

همین الان یک لیست تهیه کنید و در آن کارهایی را که فردا باید انجام دهید را یادداشت نمایید. لیست، جایی دم دستتان باشد تا هر لحظه که کاری به ذهنتان رسید آن را بلافاصله یادداشت کنید، برای انجام این کار می‌توانید از گوشی موبایل و نرم‌افزارهای مخصوص به این کار استفاده نمایید تا همیشه و هر لحظه به آن دسترسی داشته باشید. سپس برای هر کاری اولویت موردنظر را مشخص کنید. فردا صبح زمانی که شروع به انجام کارها می کنید از گزینه A شروع کرده و سپس B و به همین ترتیب. هر کاری که انجام شد روی آن خط بکشید و در نهایت هر شب عمل خود را مورد ارزیابی قرار دهید تا نقاط ضعف و قوت خود را بشناسید.                                        

برگرفته از کتاب "لطفا جلوی موفقیت خود را نگیرید" نوشته: مهندس امیر بهادر بهاری

5 ماه پیش